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fotoerbe.de sammelt Informationen über Bestände an historischen Fotografien. Ausgangspunkt sind dabei die Institutionen, welche die Bestände verwalten. Vielfach hat eine einzelne Institution - ein Stadtarchiv, ein Museum, ein Universitätsinstitut, ... - ihren Bestand nicht weiter untergliedert. In den meisten Fällen jedoch gibt es eine Gliederung des Gesamtbestandes in Teilbestände, z.B. nach Fotografen, nach Zeiten, nach Orten, nach fotografischen Materialien, nach Größe des fotografischen Objektes, ... . Es gibt keine allgemeinen Regeln für die Bildung solcher Teilbestände - für ein ethnologisches Museum oder eine Denkmaleinrichtung ist eine Teilung des Gesamtbestandes nach Bildinhalten oft hilfreicher als eine Gruppierung nach Fotografen, im Falle einer Sammlung künstlerischer Fotografie mag das anders sein. Die Art und Weise der Bildung von Teilbeständen ist oft historisch gewachsen und trägt zuweilen individuelle Züge früherer Sammlungsverantwortlicher.

Aus dem Blickwinkel der Erhaltung der Fotografien ist die Teilung nach fotografischen Materialien zwingend. Filmnegative brauchen andere klimatische Bedingungen als Abzüge. Diese Teilung nach Materialien wird vielfach umgesetzt - wenigstens in den Angaben zu den Beständen (z.B. "30000 Negative und 5000 Abzüge"). Der Bestand an Papierabzügen kann dann aber ganz anders unterteilt sein als der Bestand an Filmnegativen. Aus dem gleichen Blickwinkel ist auch eine Trennung nach Farb- und Schwarzweiß-Material wichtig, ebenso nach Glas- und Filmmaterialien, Negativen oder Dias. Die meisten der im Internet öffentlich gemachten Bestandsangaben einer Institution geben keine Auskunft darüber, ob die Bestände - begrifflich oder räumlich - nach den letztgenannten Kriterien unterteilt sind.

Der Blickwinkel der Nutzung der Bildinhalte für historische Rekonstruktionen lässt eine Teilung nach Provenienz (z.B. Nachlass "Meyerhuber"), nach Motiven (z.B. "Bahnhofstraße" oder "Trachten"), nach Zeiten (z.B. "erster Weltkrieg") oder nach Ereignissen (z.B. "Sturmflut von 1962") wichtig erscheinen während dem Blickwinkel der Vermarktung wohl eher eine Trennung in Teilbestände entspricht, die einem Fotografen oder einem herausragenden Ereignis entsprechen. Je nach Absicht und Ausrichtung der jeweiligen Institutionen sind ganz unterschiedliche Arten der Gruppierung in Teilbestände zu finden. Das schlägt sich deutlich nieder in den Angaben, die - wenigsten im Internet - über die Fotografien der jeweiligen Institution zu finden sind. Fast gilt hier die Regel: "Jeder nach seiner Art".

fotoerbe.de möchte einerseits einen Überblick über die Situation historischer Fotografien in Deutschland erstellen, wofür vor allem Angaben zur materiellen Zusammensetzung und zum Erhaltungszustand wichtig sind. Es möchte andererseits aber auch Zugänge zu den einzelnen Beständen ermöglichen. Die Heterogenität der Angaben zu Fotobeständen erschwert dieses Unterfangen.